Parkinsons Lag – en arbetsuppgift kommer att utvidga sig så att den fyller den tid som är tillgänglig för att utföra den

IMG_0551.PNG

“Jo. Har ni någon idé om vad vi kan prata om på nästa personalmöte?”

Zanna tittar ut genom fönstret. Peter förblir tyst i dörrposten. Får plötsligt ett behov av att peta bort smuts från sin tumnagel vilket tycks kräva hans totala uppmärksamhet. Lena låter blicken vandra mellan dem innan hon öppnar sin Filofax. Post it-lapparna på sidorna fladdrar när hon bläddrar bakåt, vecka för vecka.

“Förra gången var vi på Stadshotellet. Det var då vi avslutade stegräknartävlingen.”

Under våren initierade Lena en hälsosatsning genom att dela ut stegräknare till hela personalgruppen och utlysa en stegräknartävling. Själv satsade hon helhjärtat. Gick dagliga lunchpromenader, tejpade upp inspirerande citat på kylskåpsdörren i personalrummet och skickade ut dagliga tips via e-post. Exempelvis att ta trappan i stället för hissen. Satsningen gav resultat, åtminstone för Lena, som till slut kunde utropa sig själv till segrare.

“Vad hade du tänkt att ta upp den här gången?”

“Det är det jag vill ha feedback på.”

“Så vad har du för förslag?”

“Ge mig förslag!”

Peter tittar ut i korridoren, längst remsan av stängda dörrar, innan han vänder sig in i rummet igen.

“Maria har väl kommit en bit med sitt samverkansprojekt nu. Hon kanske kan presentera det?”

“Nej, jag vill inte pressa Maria för tidigt. Du vet att det tar tid att komma in i verksamheten. Hon är så ambitiös så hon föreslog att hon skulle presentera redan innan sommaren. Jag får faktiskt hålla henne tillbaka lite.”

“Har Thomas något nytt från IT då?”

“Är det tillräckligt för att fylla två timmar?”

Alla tre blir fast i stirrande blickar. Peter och Lena ut i luften. Zanna upp i taket. Lena sträcker ut armarna och låter dem falla till sidorna igen. De slår mot hennes lår med en klapp som bryter tystnaden i rummet.

“Kom igen nu!”

Zanna fortsätter att låta blicken vandra i taket.

“Kan inte Jocke ordna en brandövning?”

Peter skjuter ut underläppen, lite som en guldfisk i ett akvarium, och nickar instämmande. Han var själv brandsäkerhetsansvarig på Förvaltningen, vid sidan av sina uppdrag som tjänsteman, under några år i början av 2000-talet.

“Så att vi kan få återkoppling på mötet menar du?”

Lena slår ihop sin Filofax utan att säga något och stirrar rakt ut i luften. Så börjar hennes huvud att röra sig upp och ner i små, knappt märkbara, nickningar.

“Det är bra ...”

Hon nickar snabbare. Lena verkar vara i en annan värld där hon ser brandövningen spelas upp inom sig. Nickar ännu snabbare och spricker upp i ett leende som får hennes mun att breddas flera centimeter.

“… det är riktigt bra!”

Hon gör tummen upp mot Zanna.

”Zanna du är så kreativ!”

Det här är ett utdrag ur min roman Förvaltningen. Förvaltningens chef, Peter, tar ett samtal med personalchefen Lena och Zanna på admin, om nästkommande personalmöte. 

Den här passagen illustrerar ett intressant fenomen som kallas Parkinsons Lag. Den definieras med att ”en arbetsuppgift kommer att utvidga sig så att den fyller den tid som är tillgänglig för att utföra den”. 

Du har säkert själv lagt märke till samma fenomen under skol- och arbetsuppgifter och, inte minst, under möten. Om man avsätter två timmar till ett möte, kan man vara säker på att mötet kommer att ta minst två timmar. Trots att man kan ha avklarat frågan efter bara tio minuter.

Parkinsons Lag härstammar från en engelsman som hette (surprise!) Parkinson. Han hade bland annat fått förstahandsinsyn i en byråkrati genom sitt arbete vid brittiska Civil Service. I början av sin tid där var han underordnad en rad mellanchefer och hans skrivbord var överfyllt med papper. Nya arbetsuppgifter tillkom i en strid ström. Det verkade inte finnas någon ände på övertidstimmarna. Men plötsligt hände något. På kort tid blev samtliga chefer antingen förflyttade till andra avdelningar eller långtidssjukskrivna. Parkinson var plötsligt ensam kvar på jobbet. Han väntade sig att bli överfylld med uppgifter.

Men, ingenting hände. Hans avdelning fortsatte att uppvisa samma resultat. De avdelningar de samarbetade med var fortsatt nöjda med samarbetet. Parkinson kunde konstatera att inga av hans arbetsuppgifter egentligen varit nödvändiga, utan bara skapats för att han skulle ha något att göra.

Sina intryck sammanfattade han i en satirisk text som heter Parkinson’s Law And Other Studies In Administration. Det som är intressant är att trots att Parkinson inte var vetenskapsman och att hans bok kom ut redan 1957, har senare års forskning visat att flera av hans påståenden faktiskt har belägg. Däribland Parkinsons Lag.

Men, bara för att Parkinsons Lag råder, behöver det inte betyda att alla medarbetare på arbetsplatser där ute i världen behöver sitta av maratonmöten eller spendera tre månader med et projekt som skulle kunna vara klart på en vecka. Man kan utnyttja Parkinsons Lag till sin fördel. Självklart beroende på vilket syfte man har med sitt arbete.

Du som är chef och vill att dina medarbetare ska öka sin produktivitet, kan dra lärdom från det forskarna Fried och Slowik kom fram till i en studie år 2004. De menar att man ska använda tid som en faktor i målsättning på arbetet, något som Andreas Häfner och hans forskarlag tagit lärdom av när de designat interventioner. Slutsatsen är följande: om du vill att ett jobb ska bli gjort på en vecka, så ge dina medarbetare en vecka. Om du vill att det ska vara klart om en månad, så ge dina medarbetare en månad. Om du kallar till ett möte, var tydlig med vilken fråga som ska besvaras eller vilket beslut som ska fattas. När syftet med mötet är uppnått, slå näven i bordet och säg ”nej hörni, ni går vi ut på en promenad i stället.”

Det här blogginlägget är en del i en serie artiklar jag skriver för att beskriva olika fenomen som finns gestaltade i min roman "Förvaltningen - En roman om offentlig sektor". Dels för att läsaren ska kunna fördjupa sig inom de ämnen som romanen kritiserar och ironiserar kring, och dels för att skapa intresse och uppmärksamhet för Förvaltningen.

Dessa blogginlägg berör Putts Lag, Peters Princip, Parkinsons Lag, Färgkodning enligt DISA och Neurotrams.

Om du vill kontakta mig, klicka här.

Om du är intresserad av Förvaltningen, klicka här.